1. Khái niệm 

  Phải thu khác là các tải khoản phải thu ngoài phạm vi phải thu của khách hàng và phải thu nội bộ.

  2. Chứng từ hạch toán

  - Phiếu thu, phiếu chi;

  - Giấy báo nợ, giấy báo có;

  - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá;

  - Biên bản kiểm kê quỹ;

  - Biên bản sử lý tài tài sản thiếu;

  - Các chứng từ gốc khác có liên quan,...

  3. Tài sản sử dụng

  Tài khoản 138: Phải thu khác , có 3 tài khoản cấp 2 :

  - Tài khoản 1381: Tài sản  thiếu chờ xử lý 

  Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý.

  - Tài sản 1385 : Phải thu về cổ phần hoá

  Phản ánh số phải thu về cổ phần hoá mà doanh nghiệp đã chi ra, như : Chi phí cổ phần hoá, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá,...

  - Tài khoản 1388 : Phải thu khác 

  Phản ánh các khoản phải thu của đơn vị ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các TK 131, 133, 136 và TK 1381, 1385, như : Phải thu các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi phải thu các phải bồi thường do làm mất tiền, tài sản...

  4. Nguyên tắc hạch toán

  Tài khoản này  dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu (tài  khoản 131, 133, 136 ) và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu  này. Nội dung và phạm vi phản ánh của tài khoản này gồm các nghiệp vụ chủ yếu sau :

  -  Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý;

  - Các khoản phải thu về  bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể ( trong và ngoài đơn vị ) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hoá, tiền vốn,... đã được xử lý bắt bồi thường;

  - Các khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn  có tính chất tạm thời không lấy lãi;

  - Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh như không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi;

  - Các khoản đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu chi hộ cho đơn vị uỷ thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác,...

  - Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hoá công ty Nhà nước, như : Chi phí cổ phần hoá, trợ cấp cho lao  động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong   doanh nghiệp cổ phần hoá,...

  -Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động tài chính;

  - Các khoản phải thu ngoài các khoản trên.

  Về nguyên tắc trong mọi trường hợp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý.

  Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua Tài khoản 1381.

  5. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

  Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh  doanh phat hiện thừa thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, kế toán ghi :

  01  Nợ  138  Phải thu khác ( 1381 ) ( Giá trị còn lại của TSCĐ )

        Nợ  214  Hao mòn TSCĐ ( Giá trị hao mòn )

               Có 211  Nguyên giá TSCĐ hữu hình

  Đồng thời ghi giảm TSCĐ hữu hình trên sổ kế toán chi tiết TSCĐ.

  TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác  định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi giảm TSCĐ :

  02  Nợ  214  Hao mòn TSCĐ ( Giá trị hao mòn )

        Nợ  466  Nguồn kinh phí đã hoàn thành TSCĐ ( Già trị còn lại ) ( TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án )

       Nợ  353  Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ ( Giá trị còn lại  ) ( TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi ) (3533)

              Có  211  Nguyên giá tài sản cố định hữu hình.

  Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi :

  03   Nợ  138  Phải thu khác ( 1381 )

         Nợ  353  Quỹ khen thưởng, phúc lợi  ( TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi )

                Có  338  Phải trả, phải nộp khác ( TSCĐ dùng trong hoạt động  sự nghiệp, dự án)

  Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hoá,... phát hiện thiếu khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, kế toán ghi :

  04   Nợ  138  Phải thu khác ( 1381 )

                Có  111  Tiền mặt

                Có  152  Nguyên liệu, vật liệu

                Có  153  Công cụ, dụng cụ

                Có  155  Thành  phẩm

                Có  156  Hàng hoá

 Khi có biên bản xử lý của cấp  có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ và quyết định xử lý, kế toán ghi :

  05  Nợ  334  Phải trả người lao dộng ( Số bồi thường trừ vào lương )

        Nợ  138  Phải thu khác ( 138 - Phải thu khác ) ( Phần bắt bồi thường )

        Nợ  632  Giá vốn hàng bán ( Giá  trị hao hụt mất mát  của hàng tồn kho sau khi trừ số bồi thường theo quyết  định xử lý )

               Có  138  Phải thu khác (138 - Tài sản thiếu chờ xử lý )

  Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định được nguyên nhân và người chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân  hoặc người chiu trách nhiệm bồi thường, kế toán ghi :

  06  Nợ  138  Phải thu khác ( 1388 - Phải thu khác ) ( Số phải bồi thường )

        Nợ  334  Phải trả người lao dộng ( Số bồi thường trừ vào lương )

        Nợ  632  Giá vốn hàng bán (Giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số bồi thường theo quyết định xử lý )

              Có  621  Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

              Có  627  Chi phí sản xuất chung

              Có  152  Nguyên liệu, vật liệu

              Có  153  Công cụ, dụng cụ

              Có  155  Thành phẩm

              Có  156  Hàng hoá

              Có  111  Tiền mặt

  Các khoản ho mượn vật tư, tiền vốn tạm thời và các khoản phải thu khác, kế toán ghi :

  07  Nợ  138  Phải thu khác ( 1388 )

               Có  111  Tiền mặt

               Có  112 Tiền gửi ngân hàng

               Có  152  Nguyên liệu, vật liệu

               Có  153  Công cụ, dụng cụ

  Khi đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu chi hộ cho bên uỷ thác xuất khẩu các khoản phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, ghi :

  08  Nợ  138  Phải thu khác ( 1388 ) ( Tổng giá thanh toán )

               Có  111  Tiền mặt

               Có  112 Tiền gửi ngân hàng

  Định kỳ khi xác xác định tiền lãi phải thu và số cổ tức, lợi nhuận được chia, ghi :

  09  Nợ  111  Số đã thu được bằng tiền mặt

        Nợ  112  Số đã thu được bằng tiền gửi ngân hàng

        Nợ  138  Phải thu khác ( 1388 )

               Có  515  Doanh thu hoạt  động tài chính

  Khi được đơn vị uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ  với các khoản đã chi hộ, kế toán, dơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu, kế toán ghi :

  10  Nợ  331  Phải trả người bán

               Có  138  Phải thu khác (1388)

  Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, kế toán ghi

  11  Nợ 111  Tiền mặt

        Nợ  112  Tiền gửi ngân hàng

               Có  138  Phải thu khác (1388)

  Đối với DNNN, khi có quyết định xử lý nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi, kế toán ghi :

  12  Nợ 111  Tiền mặt ( Số bồi thường của cá nhân, tập thể  có liên quan )

        Nợ  334  Phải trả cho nngười lao động ( Số bồi thường  trừ vào lương )

        Nợ  139  Dự phòng phòng phải thu khó đòi  ( Nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng dễ thu khó đòi)

               Có  138  Phải thu khác (1388)

   Đồng thời ghi  đơn bên Nợ 004 - Nợ khó đòi đã xử lý - Tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán.

   Khi các doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khác ( đang được phản ánh trên Bảng cân  đối kế toán) cho công ty mua bán nợ, kế toán ghi :

  13  Nợ 111  Tiền mặt (Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)

        Nợ  112  Tiền gửi ngân hàng ( Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)

        Nợ  642  Chi phí quản lý doanh nghiệp ( số chên lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi theo chính sách tài chính hiện hành)

       Nợ  139   Dự phòng phòng phải thu khó đòi  ( Nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng dễ thu khó đòi)               Có  138  Phải thu khác (1388)

  Khi phát sinh chi phí cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước, kế toán ghi :

  14  Nợ  138  Phải thu khác - 1385 phải thu về cổ phần hoá ( Chi tiết chi phí cổ phần hoá)

               Có  111  Chi phí phát sinh thanh toán bằng tiền mặt

               Có  112  Chi phí phát sinh thanh toán bằng chuyển khoản

               Có  152  Nguyên liệu, vật liệu xuất dùng

               Có  331  Phải trả người bán người lao  đông

  Khi thanh toán trợ cấp cho người lao động thôi việc, mất việc do chuyển doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần, kế toán ghi :

  15  Nợ 138  Phải thu khác - 1385 Phải thu về cổ phần hoá

               Có  111   Thanh toán bằng tiền mặt

               Có  112   Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

  Khi chi trả các khoản nợ về hổ trợ đào tạo lại người lao động trong doanh nghiệp Nhà nước cổ phần hoá để bố trí việc làm mới trong  công ty cổ phần, kế toán ghi :

  16  Nợ 138  Phải thu khác - 1385 Phải thu về cổ phần hoá

               Có  111   Thanh toán bằng tiền mặt

               Có  112   Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

               Có  331  Chưa thanh toán cho bên cung cấp dịch vụ

  Khi kết thúc quá trình cổ phần hoá, doanh nghiệp phải báo cáo và thực hiện quyết đoán các khoản chi về cổ phần hoá với các cơ quan quyết định cổ phần hoá. Tổng số chi phí cổ phần hoá, chi trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, chi hỗ trợ đào tạo lại lao động,... được trừ (-) vào số tiền thu bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước thu được cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước, kế toán ghi :

  17  Nợ 338 Phải trả khác - 3385 Phải trả về cổ phần hoá (chi tiết phần tiền thu bán cổ phần thuộc vốn                                                                                                                                                    Nhà nước)

              Có  138  Phải thu khác - Phải thu khác - 1385 Phải thu về cổ phần hoá

  Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí SXKD nhưng không được cấp có thẩm quyền pê duyệt phải thu hổi, kế toán ghi :

  18  Nợ 138  Phải thu khác

              Có  161  Chi sự nghiệp

              Có  241  Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản dở dang

              Có  641  Chi phí bán hàng

              Có  642  Chi phí quản lý hàng hoá