1. Khái niệm

  Dự phòng nợ phải thu khó đòi :  là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách hàng nợ không có khà năng thanh toán.

  2.  Điều kiện lập dự phòng phải thu khó đòi

  Để đề  phòng những  tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán, cuối niên độ kế toán - tại thời điểm khoá sổ lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải dự kiến số nợ phải thu có khả năng khó đòi căn cứ trên những bằng chứng đáng tin cậy để tính trước vào chi phí kinh doanh. Số tính trước này gọi là dự phòng các khoản phải thu khó đòi.

  3. Tài khoản sử dụng

  Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích lập, sử dụng và hoàn nhập các khoản dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được cuối niên độ kế toán.

  4. Nguyên tắc hạch toán

  Cuối niên độ kế toán hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ ( Đối với  đơn vị có lập báo cáo tài chính giữa niên độ ) doanh nghiệp xác định các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được để trích  lập hoặc hoàn nhập khoản dự  phòng phải thu khó đòi tính vào hoặc ghi giảm chi phí  quản lý  doanh nghiệp của kỳ báo cáo.

  Về nguyên tắc, căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi ( Khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản,... nên không hoặc khó có khả năng  thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần nhưng vẫn không thu được nợ). Theo  quy định hiện hành thì các khoản phải thu được coi là khoản phải thu khó đòi phải có các bằng chứng chủ yếu dưới đây :

  - Số tiền phải thu phải theo dõi được cho từng đối tượng, theo từng nội dung từng khoản nợ, trong đó ghi  rõ số nợ phải thu khó đòi;

  - Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm : Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ...

  Căn cứ  để ghi nhận là một khoản nợ phải thu khó đòi là :

  - Nợ phải thu  quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn  chưa thu được;

  - Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm  thủ tục giải thể, mất tính, bỏ trốn.

  Mức lập dự  phòng ác khoản nợ phải thu khó đòi theo quy định của chế độ tài chính doanh nghiệp hiện hành.

  Đối với những khoản nợ kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã có cố gắng dùng mọi biện pháp để thu nợ nhưng vẫn không thu được nợ và xác định thật sự khách nợ không có khả năng thanh toán thì doanh nghiệp có thể làm các thủ tục bán nợ cho công ty mua, bán nợ và tài sản tồn động hoặc xoá những khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán. nếu làm thủ tục xáo nợ thì đồng thời phải theo dõi chi tiết ở tài khoản 004 " Nợ khó đòi đã xử lý " (Tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán). Việc xoá các khoản nợ phải thu khó đòi phải được sự đồng ý của Hội đồng quản trị doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính ( nếu là doanh nghiệp Nhà nước hoặc cấp có thẩm quyền theo quy định trong điều lệ doanh nghiệp. Số nợ này được theo dõi trong thời hạn quy định của chính sách tài chính, chờ khả năng có điều kiện thanh toán số tiền thu được về nợ khó đòi đã xử lý ( được theo dõi trên tài khoản 004 " Nợ khó đòi đã xử lý " ) thì số nợ thu được sẽ hạch toán vào tài khoản 711 " Thu nhập khác "

  5. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

  Cuối kỳ kế toán năm hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ ( đối với doanh nghiệp có lập báo cáo tài chính giữa niên độ ), doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được ( Nợ phải thu khó đòi ), kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập. Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa xử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, kế toán ghi :

  01  Nợ  642  Chi phí quản lý doanh nghiệp

               Có  139  Dự phòng phải thu khó đòi

  Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi  đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, kế toán ghi :

  02  Nợ  139  Dự  phòng phải  thu khó đòi

               Có  642  Chi phí quản lý doanh nghiệp ( Chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi )

 Các khoản nợ phải thu khó đòi xác địch thực sự là không đòi được phép xoá nợ. Việc xoá nợ các khoản nợ phải thu khó đòi phải tính theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, ghi :

  03  Nợ  139  Dự phòng phải thu khó đòi ( Nếu đã lập dự phòng )

               Có  642  Chi phí quản lý doanh nghiệp ( Nếu đã lập dự phòng )

               Có  131  Phải thu khách hàng

               Có  138  Phải thu khác

  

  Đồng thời ghi  đơn bên nợ tài khoản 004 " Nợ khó đòi đã xử lý " ( Tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán ).

  Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được, kế toán ghi :

  04  Nợ  111  Tiền mặt

        Nợ  112  Tiền gửi ngân hàng

               Có  711  Thu nhập khác

  Đồng thời ghi  đơn bên nợ tài khoản 004 " Nợ khó đòi đã xử lý " ( Tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán ).

  Các khoản nợ phải thu khó đòi có thể được bản cho công ty mua, bán nợ. Khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản nợ phải thu ( đang phản ánh trên Bảng cân đối kế toán ) cho công ty mua, bán nợ và thu được tiền, ghi

  05  Nợ  111  Số tiền mặt đã thu được từ việc bán khoản nợ phải thu

        Nợ  112   Số tiền gởi ngân hàng thu được từ việc bán khoản nợ phải thu

        Nợ  139  Dự phòng phải thu khó đòi ( số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi )

        Nợ  642  Số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi và số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp khoản nợ dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của chính sách tài chính hiện hành

               Có  131  Phải thu của khách hàng

               Có  138  Phải thu khác