1.  Khái niệm :

  Thủ tục xuất khẩu hàng hoá :

  Trường hợp xuất hàng trực tiếp

  - Hai bên ký kết hợp đồng ngoại thương.

  - Yêu cầu nhà nhập khẩu mợ L/C ( nếu phương thức thanh toán là L/C ) hoặc yêu cầu nhà nhập khẩu thanh toán tiền ( nếu phương thức thanh toán là T/T trả trước). Trường hợp thanh toán bằng L/C, khi nhận được bản L/C do ngân hàng thông báo chuyển đến nhà xuất khẩu phải kiểm tra xem những nội dung và điều khoản quy định trong L/C có phù hợp với những điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng hay không. Nếu thấy phù hợp thì nhà xuất khẩu mới tiến hành thủ tục giao hàng. Nếu thấy không phù hợp, thì nhà xuất khẩu có thể đề nghị bổ sung, sửa đổi các khoản cuả L/C cho phù hợp trước khi giao hàng.

  - Xin giấy phép xuất khẩu lô hàng ( nếu cần thiết ).

  - Thuê phương tiện chuyên chở ( nếu L/C quy định ).

  - Lập hoá đơn thương mại ( Invoice )và bảng kê chi tiết đóng gói ( Packing list )

  - Xin giấy chứng nhận xuất xứ ( CO - Certificate of Origin )

  - Làm thủ tục kiểm dịch, kiểm nghiệm ( nếu cần thiết ) để xin cấp giấy chứng nhận phẩm chất, trọng Giấy lượng và Giấy chứng nhận kiểm dịch vệ sinh.

  - Tiến hành thủ tục hải quan xuất khẩu lô hàng : Khai báo hải quan, xuất trình hàng hoá để hải quan kiểm tra, nhận thông báo thuế và nộp thuế.

  - Giao nhân hàng hoá với người chuyên chở.

  - Mua bảo hiểm ( nếu có ).

  - Chuẩn bị chứng từ yêu cầu thanh toán theo quy định được ký kết giữa hai bên.

  Trường hợp xuất hàng uỷ thác

 Bên giao uỷ thác cần làm các thủ tục sau :

  - Ký hợp đồng uỷ thác với công ty uỷ thác

  - Chuyển giao hàng xuất khẩu cho công ty nhận uỷ thác.

  - Cùng phối hợp với công ty nhận uỷ thác làm các thủ tục xuất khẩu.

  - Chịu mọi chi phí liên quan đến xuất khẩu lô hàng, cũng như đóng thuế xuất khẩu lô hàng, cũng như đóng thuế xuất khẩu.

  - Thanh toán hoa hồng uỷ thác cho công ty nhận uỷ thác.

  Bên nhận uỷ thác làm các thủ tục sau :

  - Ký hợp đồng uỷ thác với công ty giao uỷ thác.

  - Đại diện cho công ty giao uỷ thác, ký kết hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài.

  - Đại diện cho công ty giao uỷ thác yêu cầu nhà nhập khẩu mở L/C ( nếu phương thức thanh toán là L/C ) hoặc yêu cầu nhà nhập khẩu thanh toán tiền ( nếu phương thức thanh toán là T/T trả trước ). Trường hợp thanh toán bằng L/C, khi nhận được bản L/C do ngân hàng thông báo chuyển đến công ty nhận uỷ thác nhập khẩu phải kiểm tra xem những nội dung và điều khoản quy định trong L/C có phù hợp với những điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng hay không. Nếu thấy phù hợp thì công ty nhận uỷ thác xuất khẩiu cùng với công ty giao uỷ thác tiến hành làm thủ tục giao hàng xuất khẩu. Nếu thấy không phù hợp, thì công ty nhận uỷ thác sẽ đề nghị bổ sung, sửa đổi các điều khoản của L/C cho phù hợp trước khi giao hàng.

  - Xin giấy phép xuất khẩu lô hàng ( nếu cần thiết ).

  - Thuê phương tiện chuyên chở (nếu L/C quy định )

  - Lập hoá đơn thương mại ( Invoice ) và bảng kê chi tiết đóng gói ( Packing list ).

  - Xin Giấy chứng nhận xuất xứ ( CO - Certificate of Origin ).

  - Làm thủ tục kiểm dịch, kiểm nghiệm ( nếu cần thiết ) để xin cấp giấy chứng nhận phẩm chất, trong lượng và Giấy chứng nhận kiểm dịch vệ sinh.

  - Tiến hành thủ tục hải quan xuất khẩu lô hàng : Khai báo hải quan, xuất trình hàng hoá để hải quan kiểm tra, nhận thông báo thuế va nộp thuế.

  - Giao nhận hàng hoá với người chuyên chở.

  - Mua bảo hiểm ( nếu có ).

  - Chuẩn bị chứng từ yêu cầu thanh toán theo quy định được ký kết giữa hai bên.

  - Chuyển tiền nhận được từ đối tác nước ngoài  cho lô hàng xuất khẩu cho công ty giao uỷ thác.

  - Nhận tiền hoa hồng uỷ thác và các khoản thuế, chi phí khác liên quan đến xuất khẩu lô hàng.

  2. Chứng từ hạch toán

  - Tờ khai xuất khẩu.

  - Hợp đồng ( Sales Contract )

  - Hoá đơn ( Invoice ).

  - Hoá đơn GTGT

  - Vận đơn đường biển ( Bill of Lading ) hoặc vận đơn hàng không ( Air Way Bill )

  - Phiếu đóng gói ( Packing lict ).

  - Tờ kê chi tiết ( Specification )

  - Hoá đơn bảo hiểm ( Insurance Policy ) hoặc Giấy chứng nhận bảo hiểm ( Insurance Certificate ).

  - Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin ).

  - Một số chứng từ khác, chứng chỉ phân tích,....

  3. Tài khoản sử dụng

  * Đơn vị (giao) uỷ thác xuất khẩu

  Kế toán tại doanh nghiệp uỷ thác xuất khẩu : Để phản ánh mối quan hệ thanh toán với đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu, kế toán sử dụng các tài khoản :

  TK 131 "Phải thu của khách hàng" dùng để phản ánh số phải thu về tiền hàng mà đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu phải hoàn trả lại cho doanh nghiệp.

  TK 338 "Phải trả, phải nộp khác" dùng để phản ánh số tiền phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu về các khoản sau :

  - Các khoản thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) mà đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu đã nộp hộ.

  - Các khoản phí liên quan đến hoạt động uỷ thác xuất khẩu mà đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu đã chi hộ.

  - Phí uỷ thác xuất khẩu.

  * Đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu.

  Kế toán tại doanh nghiệp nhận uỷ thác xuất khẩu : Để phản ánh mối quan hệ thanh toán với đơn vị uỷ thác xuất khẩu, kế toán sử dụng các tài khoản sau :

  TK 331 "Phải trả cho người bán" dùng để phản ánh :

  - Tiền hàng thu hộ phải hoàn trả cho đơn vị uỷ thác xuất khẩu.

  - Các khoản thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) phải nộp thay cho đơn vị uỷ thác xuất khẩu.

  TK 131 : "Phải thu của khách hàng" dùng để phản ánh số phí uỷ thác xuất khẩu phải thu của đơn vị uỷ thác xuất khẩu.

  TK 138 : "Phải thu khác" dùng để phản ánh các khoản phí liên quan đến hoạt động uỷ thác xuất khẩu đã chi hộ cho đơn vị uỷ thác xuất khẩu.

  4. Nguyên tắc hạch toán 

  Kế toán ghi nhận doanh thu theo đồng Việt Nam, do đó phải quy đổi từ ngoại tệ sang đồng Việt Nam theo tỷ gía tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

  Trường hợp áp giá tính thuế theo Hợp đồng : hàng hoá xuất khẩu theo hợp đồng mua bán ngoại thương, có đầy đủ các nội dung theo quy định của Luật thương mại (trừ các mặt hàng thuộc danh mục nặt hàng Nhà nước quản lý giá tính thuế) thì giá tính thuế là giá bán cho khách hàng tại cửa khẩu ( Giá FOB), không bao gồm phí bảo hiểm và chi phí vận tải.

  Đối với một số mặt hàng thuộc danh mục mặt hàng Nhà nước quản lý giá tính thuế thì giá tính thuế là giá theo Bảng giá của Bộ tài chính quy định. Trường hợp giá trên hợp đồng ngoại thương cao hơn giá quy định tại Bảng giá của Bộ tài chính thì tính theo giá hợp dồng.

  Điều kiện để xác định là hàng hoá đã xuất khẩu : hàng hoá được coi là xuất khẩu nếu có đầy đủ các hồ sơ, chứng từ chứng minh là hàng thực tế xuất khẩu, bao gồm : hợp đồng mua bán hàng hoá, tờ khai hải quan về hàng xuất khẩu có xác nhận hàng đã xuất khẩu của cơ quan Hải quan.

  Hàng hoá, dịch vụ xuất khẩu được khấu trừ, hoàn thuế GTGT đầu vào và phải có đủ điều kiện và các thủ tục sau :

  Hợp đồng hàng hoá, gia công háng hoá ( đối với trường hợp gia công hàng hoá ), cung ứng dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài. Đối với trường hợp uỷ thác xuất khẩu là hợp đồng uỷ thác xuất khẩu và biên bản thanh lý hợp đồng uỷ thác xuất khẩu (Trường hợp đã kết thúc hợp đồng) hoặc biên bản đối chiếu công nợ định kỳ giữa bên uỷ thác xuất khẩu và biên nhận uỷ thác xuất khẩu, trong đó có ghi rõ :

  - Số lượng, chủng loại sản phẩm, trị giá hàng uỷ thác đã xuất khẩu.

  - Số, ngày hợp đồng xuất khẩu của bên nhận uỷ thác xuất khẩu đã ký với nước ngoài.

  - Số, ngày, số tiền ghi trên chứng từ thanh toán qua ngân hàng của bên nhận uỷ thác xuất khẩu cho bên uỷ thác xuất khẩu.

  - Số, ngày tờ khai Hải quan hàng hoá xuất khẩu của bên nhận uỷ thác xuất khẩu.

  Tờ khai Hải quan về hàng hoá xuất khẩu có xác nhận của cơ quan Hải quan đã xuất khẩu. Đối với trường hợp uỷ thác xuất khẩu phải có đầy đủ các chứng từ như phần nêu trên.

  Hàng hoá, dịch vụ xuất khẩu thanh toán theo quy định sau đây :

  - Hàng hoá, dịch vụ xuất khẩu phải thanh toán qua ngân hàng hoặc được coi là thanh toán qua ngân hàng  như : cấn từ vào khoản tiền vay nợ nước ngoài của cơ sở kinh doanh khi có đủ điều kiện, hồ sơ, thủ tục theo quy định hiện hành.

  - Các trường hợp thanh toán khác theo quy định của chính phủ.

  Hoá đơn GTGT bán hàng hoá, dịch vụ hoặc xuất trả hàng gia công cho nước ngoài, doanh nghiệp chế xuất.

  5. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu :

  Kế toán xuất khẩu hàng trực tiếp :

  Khicông ty tiến hành mua hàng hoá nhập kho, chờ xuất khẩu :

  01  Nợ  156  Hàng hoá - Trị giá hàng mua

        Nợ  133  Thuế GTGT được khấu trừ

                Có  111  Thanh toán bằng tiền mặt

                Có  112  Thanh toán bằng tiển gửi ngân hàng

                Có  331  Chưa thanh toán cho người cung cấp

  Khi công ty tiến hành mua hàng hoá, hàng còn  đang đi đường, cuối tháng hàng chưa về :

  02  Nợ  151  Trị giá hàng mua đi trên đường

        Nợ  133  Thuế GTGT được khấu trừ

                Có  111  Thanh toán bằng tiền mặt

                Có  112  Thanh toán bằng tiển gửi ngân hàng

                Có  331  Chưa thanh toán cho người cung cấp

  Công ty chuyển hàng hoá ra cảng, chờ làm thủ tục bốc dở lên tàu :

  03  Nợ  157  Hàng hoá gửi đi bán

               Có  156  Hàng hoá

               Có  151  Trị giá hàng mua đi trên đường

  Hàng lên tàu. Công ty xác định doanh thu hàng xuất khẩu :

  04  Nợ  131  Phải thu khách hàng

               Có  511  Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

  Xác định giá vốn hàng xuất khẩu :

  05  Nợ  632  Giá vốn hàng bán

               Có  157  Hàng gửi đi bán

  Chi phí khác (phí kiểm nghiệm, bốc dở,...) liên quan đến lô hàng xuất khẩu :

  06  Nợ  641  Chi phí bán hàng

        Nợ  1331 Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

                Có  111  Chi phí liên quan thanh toán bằng tiền mặt

                Có  331  Phải trả cho người cung cấp

  Thuế xuất khẩu (nếu có) phai nộp :

  07  Nợ  511  Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

               Có  3333  Thuế xuất nhập khẩu phải nộp

  Khi đến hạng nộp thuế, công ty nộp thuế xuất khẩu vào NSNN :

  08  Nợ  3333  Thuế xuất nhập khẩu phải nộp

                Có  111  Nộp thuế bằng tiền mặt

                Có  112  Nộp thuế bằng tiển gửi ngân hàng

  Nhận tiền thanh toán cho lô hàng xuất khẩu từ nước ngoài chuyển :

  09  Nợ  112  Bằng ngoại tệ TGNH ( 1122 ) theo giá thực tế

        Nợ  635  Chi phí tài chính ( Nếu lỗ tỷ giá )

               Có  131  Phỉa thu khách hàng ( Theo giá ghi sổ )

               Có  515  Doanh thu tài chính ( Nếu lãi tỷ giá )

  10  Nợ  007  Ngoại tệ các loại

  Trường hợp xuất hàng uỷ thác 

  * Điều kiện ràng buộc chung

  Đối với công ty nhận xuất uỷ thác phải chịu trách nhiệm về pháp nhân để xuất hàng và được hưởng hoa hồng uỳ thác xuất. Phối hợp với bên nhờ uỷ thác xuất để kiện tụng (nếu có).

  Đối với công ty nhờ xuất uỷ thác phải chịu trách nhiệm toàn bộ chi phí để xuất được hàng. Phối hợp với bên nhận xuất uỳ thác để kiện tụng (nếu có).

  * Các điều khoản khác

  Các điều khoản như về phương thức thanh toán, phương thức giao hàng, tỷ lệ hoa hồng uỷ thác, ... do hai bên quy định chặt chẽ và chi tiết trong hợp đồng kinh tế xuất uỷ thác.

  Kế toán tại công ty uỷ thác xuất khẩu :

  Công ty giao hàng cho công ty nhận uỷ thác xuất khẩu :

  11  Nợ  157  Hàng hoá gửi đi bán

               Có  155  Thành phẩm

               Có  156  Hàng hoá

Công ty nhận uỷ thác tiến hành các thủ tục xuất khẩu. Khi công ty uỷ thác nhận được toàn bộ chứng từ, hồ sơ xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan, các chi phí liên quan đến xuất khẩu lô hàng và thông báo thuế xuất khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp.

  Phản ánh  doanh thu xuất khẩu :

  12  Nợ  131  Phải thu khách hàng "Công ty nhận uỷ thác"

               Có  511  Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

  Phản ánh giá vốn hàng xuất khẩu :

  13  Nợ  632  Giá vốn hàng bán

               Có  157  Hàng hoá gửi đi bán

  Công ty thanh toán các chi phí liên quan đến xuất khẩu lô hàng :

  14  Nợ  641  Chi phí bán hàng

        Nợ  133  Thuế GTGT  được khấu trừ (1331)

                Có  111  Thanh toán bằng tiền mặt

  Thuế xuất khẩu, thuê TTĐB (nếu có ) phải nộp :

  15  Nợ  511  Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

               Có  3333  Thuế xuất nhập khẩu phải nộp

               Có  3332  Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp

  Khi công ty tiến hành nộp thuế :

  16  Nợ   3333  Thuế xuất nhập khẩu phải nộp

        Nợ   3332  Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp