1. Khái niệm

  Kế toán phải trả người bán phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, lao vụ cho hợp đồng kinh tế đã ký kết.

  2. Chứng từ hạch toán 

  - Phiếu thu, phiếu chi

  - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

  - Phiếu đặt hàng

  - Hoá đơng bán hàng của bên bán

  - Hợp đồng kinh tế

  - Các chứng từ gốc có liên quan,...

  3. Tài khoản sử dụng

  

  Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, lao vụ cho hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng  để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.

  

  4. Nguyên tắc hạch toán

  Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được  sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ trả tiền ngay ( bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua ngân hàng ).

  Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng chưa đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì xử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.

  Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng.

  5. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

  Mua vật tư, hàng hoá chưa trả tiền cho người bán vế nhập kho, hoặc gửi đi bán thẳng không qua kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên :

  Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ. Nếu vật tư, hàng hoá mua vào và dùng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi :

  01  Nợ  152  Nguyên liệu, vật liệu ( Giá chưa có thuế GTGT  )

        Nợ  153  Công cụ, dụng cụ ( Giá chưa có thuế GTGT  )

        Nợ  156  Hàng hoá ( Giá chưa có thuế GTGT  )

        Nợ  157  Hàng gửi đi bán

        Nợ  133  Thuế GTGT được khấu trừ ( 1331 )

               Có  331  Phải trả người bán  ( Tổng giá thanh toán )

  Nếu vật tư, hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ  không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp,thì giá vật tư, hàng hoá bao gồm cả thuế GTGT 

( tổng giá thanh toán ) kế toán ghi :

  02   Nợ  152  Nguyên liệu, vật liệu ( Tổng giá thanh toán )

         Nợ  153  Công cụ, dụng cụ ( Tổng giá thanh toán )

         Nợ  156  Hàng hoá ( Tổng giá thanh toán )

               Có  331  Phải trả người bán  ( Tổng giá thanh toán )

  Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thì giá vật tư, hàng hoá bao gồm cả thuế GTGT ( Tổng giá thanh toán ), ghi :

  03   Nợ  152  Nguyên liệu, vật liệu ( Tổng giá thanh toán )

         Nợ  153  Công cụ, dụng cụ ( Tổng giá thanh toán )

         Nợ  156  Hàng hoá ( Tổng giá thanh toán )

               Có  331  Phải trả người bán  ( Tổng giá thanh toán )

  Mua vật tư, hàng hoá chưa trả tiền cho người bán về nhập kho, hoặc gửi đi bán thẳng không qua kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

  Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ :

  Nếu vật tư, hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi :

  04  Nợ  611  Mua hàng ( Giá chưa có thuế GTGT )

        Nợ  133  Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

               Có  331  Phải trả người bán ( Tổng giá thanh toán )

  Nếu vật tư, hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thì giá vật tư, hàng hoá mua vào bao gồm cả thuế GTGT, kế toán ghi :

  05  Nợ  611  Mua hàng ( Tổng giá thanh toán )

               Có  331  Phải trả người bán ( Tổng giá thanh toán )

  Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì giá vật tư, hàng hoá mua vào là tổng giá thanh toán, kế toán ghi :

  06  Nợ  611  Mua hàng ( Tổng giá thanh toán )

               Có  331  Phải trả người bán ( Tổng giá thanh toán )

  Mua TSCĐ chưa trả tiền cho người bán đưa vào sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, căn cứ hoá đơn của người bán, biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ liên quan, trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ :

  Nếu TSCĐ mua vào sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối khấu  tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi :

  07  Nợ  211  TSCĐ hữu hình ( Giá chưa có thuế GTGT )

        Nợ  213  TSCĐ vô hình ( Giá chưa có thuế GTGT )

        Nợ  133  Thuế GTGT được khấu trừ (1332)

               Có 331  Phải trả người bán (Tổng giá thanh toán )

  Nếu  TSCĐ mua vào sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối khấu  tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thì nguyên giá TSCĐ mua vào bao gồm cả thuế GTGT (Tổng giá thanh toán), kế toán ghi :

  08  Nợ  211  TSCĐ hữu hình 

        Nợ  213  TSCĐ vô hình 

               Có 331  Phải trả người bán

  Trường hợp đơn vị có thực hiện đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu, khi nhận khối lượng xây, lắp hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu xây lắp căn cứ hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hoá đơn khối lượng xây lắp hoàn thành :

  Nếu đầu tư XDCB hình thành TSCĐ sử dụng để sản xuất, kinh doanh hàng hoá dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi :

  09  Nợ  241  XDCB dở dang ( Giá chưa có thuế GTGT )

        Nợ  133 Thuế GTGT được khấu trừ

               Có  331  Phải trả người bán (Tổng giá thanh toán)

  Nếu đầu tư XDCB hình thanh TSCĐ sử dụng để sản xuất, kinh doanh hàng hoá dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT  hoặc chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thì giá đầu tư XDCB gồm cả thuế  GTGT (Tổng giá thanh toán ), kế toán ghi :

  10  Nợ  241  XDCB dở dang

               Có  331  Phải trả người bán

  Đối với  doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thì giá trị đầu tư XDCB bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán), kế toán ghi :

  11   Nợ  241  XDCB dở dang

               Có  331  Phải trả người bán

  Nhận dịch vụ cung cấp ( chi phí vận chuyển hàng hoá, điện, nước, điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán, giá trị dịch vụ mua vào sẽ bao gồm cả thuế  GTGT, hoặc không bao gồm thuế GTGT đầu vào tuỳ tuỳ theo phương pháp xác định thuế GTGT phải nộp, kế toán ghi :

  12  Nợ  156Hàng hoá (1562)

        Nợ  241  Xây dựng cơ bản dở dang

        Nợ  142  Chi phí trả  trước ngắn hạn

        Nợ  242  Chi phí trả trước dài hạn

        Nợ  623  Chi phí máy thi công

        Nợ  627  Chi phí sản xuất chung 

        Nợ  635  Chi phí hoạt động tài chính

        Nợ  641  Chi phí bán hàng

        Nợ  642  Chi phí quản lý doanh nghiệp

        Nợ  133  Thuế GTGT được khấu trừ ( 1331) ( nếu có)

               Có  331  Phải trả người bán ( Tổng giá thanh toán)

  Khi thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp  dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, kế toán ghi :

  13  Nợ  331  Phải trả người bán

               Có  111  Tiền mặt

               Có  112  Tiền gửi ngân hàng

               Có  311  Vay ngắn hạn

               Có  341  Vay dài hạn

  Khi ứng trước tiền cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, kế toán ghi :

  14  Nợ  331  Phải trả người bán

               Có  111  Tiền mặt

               Có  112  Tiền gửi ngân hàng

  Khi nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không có hàng, kê toán ghi :

  15   Nợ  111  Tiền mặt

         Nợ  112  Tiền gửi ngân hàng

                Có  331  Phải trả người bán

  Chiết khấu thanh toán mua vật tư, hàng hoá doanh nghiệp được hưởng do thanh toán trước thời hạn phải thanh toán và tính trừ vào khoản nợ phải trả người bán, người cung cấp, kế toán ghi :

  16  Nợ  331  Phải trả người bán

               Có  515 Doanh thu hoạt động tài chính

  Trường hợp vật tư, hàng hoá mua vào đã nhập kho, phải trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất được  tính trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán, ghi :

  17    Nợ  331  Phải trả người bán
                 Có  133  Thuế GTGT được khấu trừ ( 1331) ( nếu có)

               Có  331  Phải trả người bán ( Tổng số tiền phải trả cho nhà thầu phụ gồm cả thuế GTGT đầu vào )

  Trường hợp doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng. Khi nhận bán hàng đại lý, ghi nhận bên Nợ tài khoản 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược (Tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán ) ( Theo giá giao bán đại lý số hàng đã nhận ).

  Khi bán hàng nhận đại lý, kế toán ghi :

  21  Nợ  111  Tiền mặt
        Nợ  112  Tiền gửi ngân hàng
        Nợ  131  Phải thu khách hàng
               Có  331  Phải trả người bán ( Theo giá giao bán địa lý )

    Đồng thời ghi đơn bên Có tài khoản 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược ( tài khoản ngoài Bảng cân  đối kế toán) (theo giá giao bán đại lý số hàng đã xuất bán ).

  Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh thu hoa hồng về bán hàng đại lý, kế toán ghi

  22   Nợ  331  Phải trả người bán
                Có  511  Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
                Có  3331 Thuế GTGT phải nộp ( nếu có )

  Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, kế toán ghi :

  23  Nợ  331  Phải trả người bán
               Có  111  Tiền mặt
               Có 112  Tiền gửi ngân hàng

  Kế toán phải trả cho người bán tại đơn vị uỷ thác nhập khẩu. Khi trả trước một khoản tiền uỷ thác mua hàng theo hợp đồng uỷ thác nhập khẩu cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu mở LC... căn cứ các chứng từ có liên quan, kế toán ghi :

  24  Nợ  331  Phải trả người bán ( Chi tiết theo từng đơng vị nhận uỷ thác nhập khẩu )
               Có  111  Tiền mặt
               Có 112  Tiền gửi ngân hàng

  Khi nhận hàng uỷ thác nhập khẩu do đơn vị nhận uỷ thác giao trả, phản ánh giá trị hàng nhập uỷ thác, thuế nhập khẩu, thếu GTGT hàng nhập khẩu hoặc thếu tiêu thụ đặc biệt nếu có, căn cứ vào hoá đơn xuất trả hàng của bên nhận uỷ thác nhập khẩu và các chứng từ liên quan phản ánh các nghiệp vụ liên quan theo hai trường hợp. Trường hợp hợp hàng hoá nhập khẩu dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế thì thuế GTGT của hàng nhập khẩu sẽ  được khấu trừ và hạch toán nếu đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu nộp hộ các khoản thuế ( thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt ) vào ngân sách Nhà nước, kế toán ghi :

  25  Nợ  151  Hàng mua đi trên đường  ( Giá trị hàng nhập khẩu không bao gồm thuế GTGT hàng nhập                                                                                                                                                           khẩu )
               Có  331  Phải trả cho người bán ( Chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu )

  nếu đơn vị nhận uỷ thác làm thủ tục kê khai thuế, nhưng đơn vị uỷ thác tự nộp các khoản thuế vào NSNN, thì giá trị hàng nhập khẩu được kế toán như trường hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu nộp hộ các khoản thuế vào NSNN ( tương tự bút toán trên ). Khi nộp thuế vào NSNN, kế toán ghi :

  28   Nợ  331  Phải trả người bán ( Chi tiết theo từng đơng vị nhận uỷ thác nhập khẩu )
               Có  111  Tiền mặt
               Có 112  Tiền gửi ngân hàng

  Phí uỷ thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận uỷ thác, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán ghi :

  29   Nợ  151  Hàng mua đi trên đường
               Có  331  Phải trả cho người bán ( Chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu )

  Số tiền phải trả đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu các khoản chi hộ cho hoạt động nhận uỷ thác nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán ghi :

  30  Nợ  151  Hàng mua đi trên đường
               Có  331  Phải trả cho người bán ( Chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu )

  Khi trả tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu về số tiền hàng còn lại, tiền thuế nhập khẩu, tiền thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu nhờ đơn vị uỷ thác nộp hộ vào NSNN), phí uỷ thác nhập khẩu, kế toán phản ánh giá trị hàng nhập khẩu uỷ thác theo giá đã có thuế GTGT hàng nhập khẩu, kế toán ghi :

  31  Nợ  331  Phải trả người bán ( Chi tiết theo từng đơng vị nhận uỷ thác nhập khẩu )
               Có  111  Tiền mặt
               Có 112  Tiền gửi ngân hàng

  Trường hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu chuyển trả hàng uỷ thác nhập khẩu  chưa  nộp  thuế GTGT. Khi nhận hàng, căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu, kế toán phản ánh giá trị hàng nhập khẩu uỷ thác theo giá  đã có thuế GTGT  hàng nhập khẩu, kế toán ghi :

  32   Nợ  151  Hàng mua đi trên đường ( Giá trị hàng nhập khẩu bao gồm các khoản thuế phải nộp )
               Có  331  Phải trả cho người bán ( Chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu )

  Khi nhận hoá đơn GTGT  hàng uỷ thác nhập khẩu của đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu, kế toán phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Trường hợp hàng hoá uỷ thác nhập khẩu còn tồn kho, kê toán ghi :

  33   Nợ  133  Thuế GTGT được khấu trừ ( 1331) ( nếu có)