1. Khái niệm

  Các khoản vay ngắn hạn vay dài hạn đến hạng trả trong  doanh nghiệp bao gồm các khoản tiền vay ngân hàng, vay của các tổ chức, cá nhân trong và ngaoì  doanh nghiệp. Các khoản vay trong doanh nghiệp được phân chia theo thời hạn phải trả nợ gốc kể từ ngày nhận tiền vay, cụ thể :

  - Vay ngắn hạn là các khoản vay có thời hạn trả trong vòng một chu kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường hoặc trong vòng một năm kể từ ngày nhận tiền vay.

  - Nợ dài hạn là các khoản nợ vay dài hạn, nợ dài hạn sẽ phải trả cho chủ nợ trong niên độ kế toán hiện hành.

  2. Chứng từ hạch toán

  - Khế ước vay.

  - Biên bản giao nhận tài sản thế chấp.

  - Phiếu thu, phiếu chi.

  - Biên bản thanh lý hợp đồng.

  - Giấy báo Nợ, giấy báo Có.

  - Các chứng từ khác có liên quan,...

  3.  Tài khoản sử dụng 

  Tài khoản này dủng để phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn và tình hình trả nợ tiền vay của doanh nghiệp, bao gồm tất cả các khoản tiền vay ngân hàng, vay của các tổ chức, cá nhân  trong và ngoài doanh nghiệp.

  Vay ngắn hạng là các khoản vay có thời hạn trả  trong vòng một chu kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường hoặc trong vòng một vài năm tài chính.

    

  Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ dài hạn đã đến hạng trả mà chưa trả trong kỳ kế toán năm; số nợ dài hạn đến hạn trả trong kỳ kế toán năm tới và tình hình thanh toán các khoản nợ đó.

  

  Nợ dài hạn đến hạn trả là các khoản nợ dài hạn đã đến hạng trả cho chủ nợ trong niên độ kế toán hiện hành.

  4. Nguyên tắc hạch toán

  Kế toán tiền vay ngắn hạn phải theo dõi chi tiết số tiền đã vay, lãi vay, số tiền vay đã trả ( gốc và lãi vay ), số tiền còn phải trả theo từng đối tượng cho vay, theo từng khế ước vay.

  Trường hợp vay bằng ngoại tệ, hoặc trả nợ vay bằng ngoại tệ phải theo dõi chi tiết gốc ngoại tệ riêng và quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng  do NHNN Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh giao dịch hoặc theo tỷ giá trên sổ kế toán ( Bên Nợ tài khoản 311 được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng). Các khoản chênh lệch tỷ giá ở thời điểm vay và thời điểm trả nợ vay phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ gía hối đoái đánh giá lại nợ vay bằng ngoại tệ cuối năm tài chính ( giai đoạn sản xuất kinh doanh ) của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ có gốc ngoại tệ được ghi nhận ngay vào chi phí tài chính hoặc doanh thu hoạt động tài chính trong năm.

  Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch trả nợ dài hạn, xác định số nợ dài hạn đã đến hạn trả phải thanh toán trong niên độ kế toán tiếp theo và chuyển sang nợ dài hạn đã đến hạng trả.

   Kế toán phải theo dõi chi tiết nợ dài hạn đến hạn trả, số đã trả, số còn phải trả của nợ dài hạn đến hạn trả theo từng chủ nợ. Nợ dài hạn đến hạng đến hạng trả bằng ngoại tệ phải theo dõi chi tiết gốc ngoại tệ riêng và quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch ( tỷ gía thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam  công bố tại thời điểm phát sinh giao dịch). Bên Nợ tài khoản 315 được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán. Các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ gíá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm tài chính giai đoạn sản xuất kinh doanh ( kể cả hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh vừa có hoạt động xây dựng đầu tư cơ bản ) được ghi nhận ngay vào chi phí tài chính, hoặc doanh thu hoạt động tài chính trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

  5. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

  Khi vay tiền để mua hàng hoá, vật tư, trong trường hợp vật tư, hàng hoá mua về để dùng cho sản xuất, kinh doanh sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi :

  01  Nợ  152  Nguyên liệu, vật liệu ( Giá chưa có thuế GTGT )

        Nợ  153  Công cụ, dụng cụ ( Giá chưa có thuế GTGT )

        Nợ  156  Hàng hoá ( Giá chưa có thuế GTGT )

        Nợ  133  Thuế GTGT được khấu  trừ ( 1331 )

               Có  311  vay ngắn hạn ( Tổng giá thanh toán )

  Nếu vật tư, hàng hoá mua về để dùng cho sản xuất, kinh doanh sản  phẩm, hàng hoá, hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thì giá trị vật tư, hàng hoá mua vào gồm cả thuế GTGT ( Tổng giá thanh toán ), kế toán ghi :

  02  Nợ  152  Nguyên liệu, vật liệu ( Tổng giá thanh toán )

        Nợ  153  Công cụ, dụng cụ ( Tổng giá thanh toán )

        Nợ  156  Hàng hoá ( Tổng giá thanh toán )

               Có  311  vay ngắn hạn ( Tổng giá thanh toán )

  Khi có hợp đồng mua, bán thanh toán bằng hình thức như tín dụng, doanh nghiệp vay tiền ngân hàng để mở thư tín dụng, kế toán ghi :

  03  Nợ  144  Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn

               Có  311  Vay ngắn hạn  

  Vay tiền để trả nợ người bán, trả nợ dài hạn, trả nợ vay dài hạn, kế toán ghi :

  04  Nợ  331  Phải trả người bán

        Nợ  315  Nợ dài hạn đến hạn trả

        Nợ  341  Vaydài hạn

        Nợ  342  Vay ngắn hạn

              Có  311  Vay ngắn hạn

  Vay ngoại tệ để trả nợ người bán, trả nợ khách hàng, trả nợ dài hạn, trả nợ vay dài hạn, phải quy  đổi ra  đồng Việt  Nam theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại ngày giao dịch.

  Trường hợp tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ kế toán, kế toán ghi :

  05   Nợ  331  Phải trả người bán ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán )

         Nợ  315  Nợ dài hạn đến hạn trả ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán )

         Nợ  341  Vay dài hạn ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán )

         Nợ  342  Vay ngắn hạn ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán )

              Có  311  Vay ngắn hạn ( Theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng )

              Có  515  Doanh  thu hoạt động tài chính ( Số chênh lệch giữa tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá                                                                                  bình quân liên ngân hàng nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ kế toán )

  Trường hợp tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán, kế toán ghi :

  06   Nợ  331  Phải trả người bán ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán )

         Nợ  315  Nợ dài hạn đến hạn trả ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán )

         Nợ  341  Vay dài hạn ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán )

         Nợ  342  Vay ngắn hạn ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán )

         Nợ  635  Chi phí hoạt động tài chính ( Số chênh lệch giữa tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân                                                                                                               hàng lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán )

               Có  311  Vay ngắn hạn ( Theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc giá bình quân liên ngân hàng )

  Vay tiền về nhập quỹ tiền mặt hoặc chuyển vào tài khoản tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi :

  07  Nợ  111  Tiền mặt 

        Nợ  112  Tiền gửi ngân hàng

               Có  311  Vay ngắn hạn

  Khi vay ngắn  hạn bằng ngoại tệ để mua nguyên liệu, vật liệu, hàng hoá nhập kho hoặc sử dụng ngay hoặc trả tiền thuê dịch vụ, kế toán ghi :

  08  Nợ  152  Nguyên liệu, vật liệu ( Theo  tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng )

        Nợ  153  Công cụ, dụng cụ ( Theo  tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng )

        Nợ  156  Hàng hoá  ( Theo  tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng )

        Nợ  627  Chi phí sản  xuất chung ( Theo  tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng )

        Nợ  641  Chi phí bán hàng  ( Theo  tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng )

        Nợ  642  Chi phí  quản lý doanh nghiệp  ( Theo  tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân                                                                                                                                                            hàng)

               Có  311  Vay ngắn hạn (  Theo  tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng )

  Khi doanh nghiệp trả nợ tiền vay ngắn hạn bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi :

  09  Nợ  311  Vay ngắn hạn

               Có  111  Tiền mặt 

               Có  112  Tiền gửi ngân hàng

  

  Khi thanh toán nợ vay ngắn hạn bằng tiền mặt hoặc tiền gửi bằng ngoại tệ trong giai  đoạn sản xuất, kinh doanh :

  Nếu có phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả, ghi :

  10  Nợ  331  Phải trả người bán ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán )

        Nợ  635  Chi phí hoạt động tài chính  ( lỗ tỷ giá hối đoái )

               Có  111  Tiền mặt ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán )

               Có  112  Tiền gửi ngân hàng ( 1122  ) ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán )

  Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả, ghi :

  11   Nợ  311  Vay ngắn hạn ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán )

               Có  111  Tiền mặt ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán )

               Có  112  Tiền gửi ngân hàng ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán )

               Có  515  Doanh  thu hoạt động tài chính ( Lãi tỷ giá  hối đoái )

  Khi thanh toán nợ vay ngắn hạn bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng bằng ngaoị tệ của hoạt động đầu tư xây  dựng cơ bản ( giai đoạn trước hoạt động) :

  Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ vay ngắn hạn, kế toán ghi :

  12  Nợ  311  Vay ngắn hạn ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán ) 

        Nợ  413  Chênh lệch tỷ gía hối đoái ( 4131 ) ( Lỗ tỷ giá hối đoái )

               Có  111  Tiền mặt ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán )

               Có  112  Tiền gửi ngân hàng ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán )

  Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ vay ngắn hạn, kế toán ghi :

  13  Nợ  311  Vay ngắn hạn ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán )

               Có  111  Tiền mặt ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán )

               Có  112  Tiền gửi ngân hàng ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán )

               Có  413  Chênh lệch tỷ gía hối đoái ( 4131 ) ( Lãi tỷ giá hối đoái )

  Cuối niên độ kế toán, số dư nợ vay ngắn hạn có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ gíá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính :

  Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, kế toán ghi :

  14  Nợ  311  Vay ngắn hạn (  Tỷ giá bình quân liên ngân hàng )

               Có   413  Chênh lệch tỷ gía hối đoái

  Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, kế toán ghi :

  15  Nợ  413  Chênh lệch tỷ gía hối đoái

               Có  311  Vay ngắn hạn (  Tỷ giá bình quân liên ngân hàng )

  Cuối niên độ kế toán, xác định số nợ dài hạn đến hạn trả trong niên độ kế toán tiếp theo, kế toán ghi :

  16  Nợ  342  Nợ dài hạn

              Có  315  Nợ dài hạn đến hạn trả

  Trả nợ dài hạn đến hạn trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi :

  17  Nợ  315  Nợ dài hạn đến hạn trả

               Có  111  Tiền mặt 

               Có  112  Tiền gửi ngân hàng

  Trong giai đoạn sản xuất, kinh doanh, khi doanh nghiệp trả nợ dài hạn đến hạng trả bằng ngoại tệ. nếu tỷ giá ngoại tệ trên sổ kế toán  tài khoản 315 nhỏ hơn tỷ giá ngoại tệ trên sổ kế toán tài khoản 111, tài khoản 112, kế toán ghi :

  18  Nợ  315  Nợ dài hạn đến hạn trả ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán )

        Nợ  635  Chi phí hoạt động tài chính ( Lỗ tỷ giá hối đoái )

               Có  111  Tiền mặt ( 1112 ) ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán )

               Có  112  Tiền gửi ngân hàng ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán )

  Nếu tỷ giá ngoại tệ trên sổ kế toán  tài khoản 315 lớn hơn tỷ giá ngoại tệ trên sổ kế toán tài khoản 111, tài khoản 112, kế toán ghi :

  19    Nợ  315  Nợ dài hạn đến hạn trả ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán )

               Có  111  Tiền mặt (1112 ) ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán )

               Có  112  Tiền gửi ngân hàng (1122 ) ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán )

  Trong giai đoạn trước hoạt động, khi doanh nghiệp trả nợ dài hạn đến hạng trả nợ của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản bằng ngoại tệ. Nếu tỷ giá ngoại tệ trên sổ kế toán tài khoản 315 nhỏ hơn tỷ giá ngoại tệ trên sổ kế toán tài khoản 111, tài khoàn 112, kế toán  ghi :

  20   Nợ  315  Nợ dài hạn đến hạn trả ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán )

         Nợ  413  Chênh lệch tỷ giá hối đoái ( Lỗ tỷ giá )