1. Khái niệm

  Một khoản dự phòng phải trả chỉ được ghi nhận khi thoả nãm các điều kiện như sau :

  - Doanh nghiệp có nghĩa vụ nợ hiện tại ( nghĩa vụ pháp lý hoặc nghĩa vụ liên đới ) do kết quả từ một sự kiện đã xảy ra;

  - Sự giảm sút về những lợi ích kinh tế có thể xảy ra dẫn đến việc yêu cầu phải thanh toán nghĩa vụ nợ;

  - Đưa ra được một ước tính đáng tin cậy về giá  trị của nghĩa vụ nợ đó.

  Các khoản dự phòng phải trả thường bao gồm :

  - Dự phòng phải trả bảo hành sản phẩm;

  - Dự phòng phải trả tái cơ cấu doanh nghiệp

  - Dự phòng phải trả đối với hợp đồng có rủi ro lớn mà trong đó những chi phí bắt buộc phải trả cho các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng vượt quá những lợi ích kinh tế dự tính thu được từ hợp đồng đó;

  - Dự phòng phải trả khác

  2. Nguyên tắc lập dự phòng

  Khi lập dự phòng phải trả , doanh nghiệp được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp, riêng đối với khoản dự phòng phải trả về chi phí sữa chữa, bảo hành sản phẩm được ghi nhận vào chi phí bán hàng, đối với khoản dự phòng phải trả về chi phí bào hành công trình xây lắp được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh chung.

  3. Tài khoản sử dụng

  Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản dự phòng phải trả hiện có, tình hình trích lập và sử dụng dự phòng phải trả của doanh nghiệp.

  4. Nguyên tắc hạch toán

  Giá trị được ghi nhận của một khoản dự phòng phải trả là giá trị được ước tính hợp lý nhất về khoản tiền sẽ phải chi để thanh toán nghĩa vụ nợ hiện tại tại ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc tại ngày kết thúc kỳ kế toán giữa niên  độ.

  Khoản dự  phòng phải trả được lặp mỗi năm một lần vào cuối niên độ kế toán. Trường hợp đơn vị có lặp báo cáo tài chính giữa niên độ thì được lập dự phòng phải trả vào cuối kỳ kế  toán giữa niên độ. Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được ghi vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ kế toán đó. Trường hợp  số dự phòng phải trả về số chênh lệch giữa số dự phòng phải trả phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch phải được hoàn nhập ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh ở kỳ kế toán đó.

  Đối với dự phòng phải trả vể bảo hành công trình xây lắp được lặp cho từng công trình xây lắp và được lặp vào cuối kỳ kế toán năm hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ. Trường hợp số dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây lắp đã lặp lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi vào TK 711 " Thu nhập khác "

  Chỉ những khoãn chi phí liên quan đến khoản dự  phòng phải trả đã lặp ban đầu mới được bù đắp bằng khoản dự phòng phải trả đó.

  Không được ghi nhận khoản dự phòng cho các khoản lỗ hoạt động trong tương lai, trừ khi chúng liên quan đến một hợp đồng có rủi ro lớn và thoả mãn điều kiện ghi nhận khoản dự phòng.

  Nếu doanh nghiệp có hợp đồng có rủi ro, thì nghĩa vụ nợ hiện tại theo hợp đồng phải  được ghi nhận và đánh giá như một khoản dự phòng và khoản dự phòng phải lập riêng biệt cho từng hợp đồng có rủi ro lớn.

  Một khoản dự phòng cho các khoản chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp chỉ được ghi nhận khi có đủ các  điều kiện ghi nhận đối với các khoản dự phòng theo quy định tại đoạn 11  Chuẩn mực kế toán số 18  " Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng "

  Khi tiến hành tái cơ cấu doanh nghiệp thì nghĩa vụ liên đới chỉ phát sinh khi doanh nghiệp : Có kế hoạch chính thức cụ thể để xác định rõ việc tái tạo cơ cấu doanh nghiệp, trong đó phải có ít nhất 5 nội dung sau :Toàn bộ hoặc một phần của việc kinh doanh có liên quan; Các vị trí quan trọng bị ảnh hưởng; Vị trí, nhiệm vụ và số lượng nhân viên ước tính sẽ được nhận bồi thường khi họ buộc phải thôi việc; Các khoản chi phí sẽ phải chi trả; Khi kế hoạch được thực hiện. Đưa ra một dự tính chắc chắn về những chủ thể bị ảnh hưởng và tiến hành quá trình tái cơ cấu bằng việc bắt đầu thực hiện kế hoạch đó hoặc thông báo những vấn đề quan trọng đến những chủ thể bị ảnh hưởng của việc tái tạo cơ cấu.

   Một khoản dự phòng cho việc tái tạo cơ cấu chỉ được dự tính cho những chi phí trực tiếp phát sinh từ hoạt động tái cơ cấu, đó là những chi phí thoả mãn cả hai điều kiện : Cần phải có cho hoạt động tái cơ cấu; Không liên  quan đến những hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp.

  Một khoản dự phòng cho việc tái cơ cấu không bao gồm các chi phí như : Đào tạo lại hoặc thuyên chuyển nhân viên hiện có; Tiếp thị; Đầu tư vào những hệ thống mới và các mạng lưới phân phối.

  Các khoản dự phòng phải trả thường bao gồm : Dự phòng phải trả tái cơ cấu doanh nghiệp; Dự phòng phải trả bảo hành sản phẩm; Dự phòng phải trả đối với hợp đồng có rủi ro lớn mà trong đó những chi phí bắt buộc phải trả cho các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng vượt quá những lợi ích kinh tế dự tính thu được từ hợp đồng đó; Dự phòng phải trả khác.

  Khi lập dự phòng phải trả, doanh nghiệp được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp, riêng đối với khoản dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá được ghi nhận vào chi phí bán hàng, khoản dụ phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây lắp được ghi nhận vào chi phí sản xuất chung .

  5. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

  Khi trích lập dư phòng cho các khoản chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, ghi:

  01  Nợ  642  Chi phí quản lý doanh nghiệp
               Có  352  Dự phòng phải trả 

  Nếu doanh nghiệp có hợp đồng rủi ro lớn mà trong đó những chi phí khác bắt buộc phải trả cho các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng  vượt quá những lợi ích kinh tế dự tính thu được trong hợp đồng đó. Các chi phí bắt buộc phải trả theo các điều khoản của hợp đồng như khoản bồi thường hoặc đền bù do việc không thực hiện được hợp đồng, khi xác định chắc chắn một khoản dự phòng phải trả cần lập cho một hợp đồng có rủi ro lớn, kế toán ghi :

  02  Nợ  642  Chi phí quản lý doanh nghiệp
               Có  352  Dự phòng phải trả 

  Trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng có kèm theo giấy bảo hành sữa chữa cho các khoản hỏng hóc do lỗi sản xuất được thực hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp phải xác định cho từng mức chi phí sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành. Khi xác định số dự phòng phải trả cần lập về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm đã bán, kế toán ghi :

  03  Nợ  641  Chi phí bán hàng 
               Có  352  Dự phòng phải trả

  Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây lắp, kế toán ghi :

  04  Nợ  627  Chi phí sản xuất chung
               Có  352  Dự phòng phải trả 

  Khi xác định số dự phòng phải trả khác cần lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi :

  05  Nợ  642  Chi phí quản lý doanh nghiệp
               Có  352  Dự phòng phải trả 

  Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập ban đầu. Khi phát sinh các khoản chi phí bằng tiền, kế toán ghi :

  06  Nợ  352  Dự phòng phải trả