1 . Khái niệm

  Khoản phải thu khách hàng là khoản phải thu do khách hàng mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán.

  2. Chứng từ hạch toán

  - Háo đơn thuế GTGT ( Hoá đơn bán hàng ); Hoá đơn thông thường.

  - Phiếu thu, phiếu chi

  - Giấy báo Có ngân hàng

  - Biên bản bù trừ công nợ.

  - Sổ chi tiết theo dõi khách hàng, ...

  3. Tài khoản sử dụng

  Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiến bán sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành.

  4. Nguyên tắc hạch toán:

  Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán.

  Đối tượng  phải thu là khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư.

  Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc đã thu qua ngân hàng).

  Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với các khoản nợ phải thu không đòi được.

  Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người muua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.

  5. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

  Doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư xuất bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là  tiêu thụ. Kế toán ghi số tiền phải thu của khách hàng nhưng chưa thu :

  Đối với hàng hoá, dịch vụ, BĐS đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế  GTGT theo phương pháp khầu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh  thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa thuế GTGT, kế toán ghi:

  01  Nợ 131  Phải thu của khách hàng ( Tổng  giá thanh toán)

               Có 511  Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ( Giá bán chưa có thuế GTGT ) ( 5111, 5112,                                                                                                                                                 5113, 5117)

               Có 3331 Thuế GTGT phải nộp ( 33311)

  Đối với hàng hoá, dịch vụ, BĐS đầu tư không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phưo7ng pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo tổng giá thanh toán, kế toán ghi:

  02  Nợ 131  Phải thu của khách hàng ( Tổng  giá thanh toán)

              Có 511  Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ( Giá bán chưa có thuế GTGT ) ( 5111, 5112,                                                                                                                                                 5113, 5117)

 

  Trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại :

  Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ,  kế toán ghi :

  03  Nợ  531  Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế GTGT)

        Nợ  3331  Thuế GTGT phải nộp (33311) ( Số thuế GTGT của hàng bán bị trả )

               Có  131 Ghi giảm khoản nợ phải thu của khách hàng

               Có  111 Thanh toán bằng tiền mặt

               Có  112 Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

  Đối với khách hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT  tính theo phương pháp trực tiếp, doanh thu hàng bán bị trả lại, kế toán ghi :

  04  Nợ  531  Hàng bán bị trả lại

              Có  131  Phải thu khách hàng

  Căn cứ chứng từ xác nhận số tiền được giảm giá của lượng hàng đã bán cho khách hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng hàng hoá ghi trong hợp đồng, nếu khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi giảm trừ số tiền phải thu của khách hàng về  số tiền giảm giá hàng bán :

  Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ,  kế toán ghi :

  05  Nợ  532  Giảm giá hàng bán ( Giá chưa có thuế GTGT)

        Nợ  3331  Thuế  GTGT phải nộp ( 33311) ( Thuế GTGT của hàng bán giảm giá )

               Có 131  Phải thu khách hàng ( Tổng số tiền giảm giá )

  Đối với khách hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT  tính theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ nhưng doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh số tiền giảm giá hàng bán, kế toán ghi :

  06  Nợ  532  Giảm giá hàng bán

               Có 131  Phải thu khách hàng

  Nhận được tiền do khách hàng trả ( kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có ) liên quan đến sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã bán, dịch vụ đã cung cấp ghi :

  07  Nợ  111  Tiền mặt

        Nợ 112  Tiền gửi  ngân hàng

              Có 131  Phải thu của khách hàng

              Có 515 Doanh thu hoạt động tài chính ( Phần tiền lãi )

   Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, kế toán ghi :

    08  Nợ  111  Tiền mặt

          Nợ 112  Tiền gửi  ngân hàng

          Nợ  635  Chi phí tài chính ( Số tiền chiết khấu thanh toán )

                 Có 131  Phải thu của khách hàng

  Số tiền chiết khấu thương mại phải trả cho người mua trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng,  kế toán ghi :

    09   Nợ  521  Chiết khấu thương mại

           Nợ 3331 Thuế GTGT phải nộp ( 33311)

                Có 131 Phải thu của khách hàng

    Nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, kế toán ghi :

    10  Nợ  111  Tiền mặt

          Nợ  112  Tiền gửi  ngân hàng

                Có 131  Phải thu của khách hàng

  Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng :

  Trường hợp hợp  đồng xây dựng quy  định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đánh tin cậy, kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc hoàn thành ( không phải hoá đơn ) do nhà thầu tự xác định, ghi :

  11  Nợ  337 Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng

               Có 511  Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

  Căn cứ vào hoá đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền khách hàng phai trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, kế toán ghi :

  12  Nợ  131  Phải thu của khách hàng

                Có 337  Thanh toán theo tiến  độ kế hoạch hợp đồng xây dựng

                Có 3331 Thuế GTGT phải nộp ( 33311 )

  Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế toán phải lập hoá đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hoá đơn, kế toán ghi :

  13  Nợ  131  Phải thu của khách hàng

               Có 511  Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

               Có 511  Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

  Khoản bồi thường  thu đượcc từ khách hàng hay các bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng ( Ví dụ : Sự chậm trễ do khách hàng gây nên; sai sot trong các chỉ tiêu kỹ thuật hoặc thiết kế và các tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng ), kế toán ghi :

   15   Nợ  131  Phải thu của khách hàng

               Có 511  Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

        Nợ 112  Tiền gửi  ngân hàng

              Có131  Phải thu của khách hàng

  Kế toán các khoản phải thu của khách hàng tại đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu. Khi nhận của các đơn vị uỷ thác nhập khẩu một khoản tiền mua hàng trả trước để mở LC,... căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán ghi :

  17  Nợ  111  Tiền mặt

        Nợ 112  Tiền gửi  ngân hàng

              Có131  Phải thu của khách hàng ( Chi tiết cho từng đơn  vị giao uỷ thác nhập khẩu)

  Khi trả hàng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào hoá đơn GTGT xuất trả hàng và các chứng từ liên quan, kế toán ghi :

  18  Nợ  131  Phải thu của khách hàng ( Chi tiết cho từng đơn  vị giao uỷ thác nhập khẩu)

               Có  156  Hàng hoá ( Giá trị hàng nhập khẩu đã bao gồm các khoản thuế phải nộp )

        Nợ  111  Tiền mặt

        Nợ 112  Tiền gửi  ngân hàng

              Có 511  Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

              Có 3331 Thuế GTGT phải nộp

  Đối với các khoản chi hộ cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu liên quan đến hoạt động nhận uỷ thác nhập khẩu ( phí ngân hàng, phí giám định hải quan, chi thuê kho, thuê bãi, chi bốc xếp, vận chuyển hàng,...), căn cứ các chứng từ liên quan, ghi :

   20  Nợ  131  Phải thu của khách hàng ( Chi tiết cho từng đơn  vị giao uỷ thác nhập khẩu)

               Có  111  Tiền mặt

               Có 112  Tiền gửi  ngân hàng

  Khi đơn vị uỷ thác nhập khẩu chuyển trả nốt số tiền hàng nhập khẩu, tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt ( Nếu đơn vị uỷ thác nhờ nộp hộ vào NSNN các khoản thuế này ), và các khoản chi hộ cho hoạt động uỷ thác xuất nhập khẩu , phí uỷ thác nhập khẩu, căn  cứ vào các chứng từ liên quan, ghi :

  21   Nợ  111  Tiền mặt

         Nợ  112  Tiền gửi  ngân hàng

                Có 131  Phải thu của khách hàng ( Chi tiết cho từng đơn  vị giao uỷ thác nhập khẩu)

  Trường hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu làm thủ tục nộp các loại thuế liên quan đến hàng nhập khẩu, đơn vị uỷ thác nhập khẩu tự nộp các khoản thuế này vào NSNN, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền đơn vị uỷ thác nhập khẩu đã nộp vào NSNN, Kế toán ghi :

  22  Nợ   3331   Thuế GTGT phải nộp

        Nợ   3332   Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp

        Nợ   3333  Thuế xuất nhập khẩu phải nộp

                Có 131  Phải thu của khách hàng ( Chi tiết cho từng đơn  vị giao uỷ thác nhập khẩu)

  Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng ( theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi ( tính theo giá trị hợp lý ghi trong hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng của khách hàng ) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, kế toán ghi :

  23  Nợ  152  Nguyên liệu, vật liệu

        Nợ  153  Công cụ,  dụng cụ

        Nợ  156  Hàng hoá

        Nợ  611  Mua hàng ( Trường hợp kế toán hàng tồn kho theo phương phương pháp liệt kê định kỳ )

        Nợ  133  Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có )

                Có  131  Phải thu khách hàng

  Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xoá sổ. Căn cứ vào biên bản xử lý xoá nợ, ghi  :

  24  Nợ 139  Dự phòng phải thu khó đòi ( số đã lập dự phòng )

        Nợ  642  Chi phí quản lý doanh nghiệp ( số chưa lập dự phòng )

               Có  131  Phải thu khách hàng

  Đồng thời, ghi đơn vào bên Nợ tài khoản 004 " Nợ khó đòi đã xử lý " ( tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán ) nhằm tiếp tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu người mắc nợ số tiền đó.

  Cuối niên độ kế toán, số dư nợ  phải thu có khách hàng có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính :

  Nếu tỷ giá bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính lớn hơn tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán tài khoàn 131 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá hối đoái, ghi :

  25  Nợ 413  Chênh lệch tỷ gíá hối đoái ( 4131 )

              Có 131  Phải thu khách hàng

  Xử lý chênh lệch tỷ gíá hối đoái do đánh giá lại cuối niên độ kế toán các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ theo tỷ gía hối đoái cuối kỳ.